مفهوم برنامه‌ریزی مالی

مدیریت تولید چیست؟

این مقاله با موضوع مدیریت تولید تعاریفی از مدیریت تولید ، شرح وظایف مدیر تولید و همچنین نقش مدیریت تولید در افزایش کسب و کار و رشد و ارتقای سازمان را شرح می دهد.به بررسی نقش مدیریت تولید در سازمان و ارتباط آن با سایر بخش ها مورد بررسی قرار می گیرد.

مدیریت تولید یعنی فرآیند برنامه ریزی ، هدایت ، کنترل و ساماندهی فعالیت های درحال انجام در یک شرکت جهت تولید منابع ورودی به فرآورده.

مدیریت تولید یک فعالیت درون سازمانی است که وظیفه آن پیش بینی، برنامه ریزی، بازاریابی در بخش فروش و خدمات می باشد. یک مدیر تولید باید در مورد تحلیل بازار و ویژگی های محصول مسئولیت پذیر باشد. کلیه فرآیندی که قرار است در سازمان انجام شود به نوعی با مدیر تولید در ارتباط است. اوست که مسئول نظم داخلی و خارجی سازمان و همچنین مسئول تمامی استراتژی های تولید به منظور پایین آوردن هزینه های اولیه سازمان می باشد.

با توجه به این شرایط مدیریت تولید کاری نیست که به صورت مفهوم برنامه‌ریزی مالی روتین انجام شود بلکه باید به طور پیوسته درحال تحقیق و بررسی بوده تا بتواند هزینه های اولیه را کاهش داده و کیفیت مطلوب تر را عرضه نماید. همچنین می بایست پاسخگوی نیازهای بازار نیز باشد و به سرعت خود را با تغییرات وفق داده تا از بازار رقابتی سازمان جا نمانند.

وظایف مدیریت تولید

یک مدیر تولید می بایست در ارتباط با نیاز بازار قادر باشد پیش بینی های لازم را انجام داده و جوابگوی نیاز مشتریان باشد. پیش بینی بسیار حائز اهمیت است زیرا رشد و بقای شرکت در دراز مدت به پیش بینی های دقیق مدیریت تولید بستگی دارد. مدیریت تولید از طریق انجام روش های کیفی پیش بینی ، میزان فروش محصول، مفهوم برنامه‌ریزی مالی میزان نیاز مشتریان، خواسته مشتریان را به طور دقیق پیش بینی و سپس منابع لازم را برای آنها تخصیص می دهد.

این پیش بینی باید به قدری دقیق صورت گیرد که حتی اگر نیاز بود مدیر تولید به توسعه محصول اقدام کرده و بتواند با ایجاد یک خط تولید جدید نیاز مشتریان در آینده را نیز پاسخگو باشد. بازار همیشه به طور نرمال به کار خود ادامه نمی دهد مدیران تولید باید از به مدیریت ریسک تسلط کافی داشته باشد تا بتواند بحران را پیش بینی کرده و راه حل های اساسی برای آن ارائه دهد.

بازارهای امروزی به سرعت تغییر کرده و نیازهای افراد به دلیل گسترش دانش و اطلاعات و وسایل ارتباطی به میزان زیادی مشابه یکدیگر شده است. با این شرایط ما دیگر نمیتوانیم کالایی را در حد بازار منطقه ای تولید کنیم بلکه باید نیاز قشر انبوهی از انسانها را درنظر بگیریم و در این شرایط است که کار مدیریت تولید سازمان به چشم آمده و نشان میدهد که این واحد در بازار کسب و کار چقدر میتواند مفهوم برنامه‌ریزی مالی موفق باشد.

از وظایف مدیریت تولید نظارت بر فرآیند طراحی و برنامه ریزی تولید می باشد

فرآیند تولید شامل:

*تولید ایده نو

واحد مدیریت تولید باید بخشی رو برای تولید ایده های نو اختصاص دهد تا بتواند با توجه به تغییرات بازار سریعترین عملکرد را داشته باشد و یا اینکه در بازار رقابتی به عنوان پیشگام حرکت کند

*امکان پذیری

بررسی امکان مفهوم برنامه‌ریزی مالی پذیری ایده ها و همچنین استراتژی های سازمان از جمله دیگر وظایف مدیریت تولید می باشد. زیرا اگر قرار باشد امکان پذیری صورت نگیرد احتمال شکست به میزان بسیار زیادی بالا میرود.

*طراحی فرآیند تولید

واحد مدیریت تولید باید بتوند تا میتواند فرآیند تولید را کاهش داده و با اینکار می تواند حتی هزینه های تولید را پایین بیاورد. هرچه پیچیدگی تولید کاهش یابد زمان تولید نیز افزایش خواهد یافت و به این شکل میتوان در مدت زمان کمتری به تعداد بیشتری کالا و به سودآوری بیشتری دست پیدا کنیم.

*طراحی کالا

تولید کالایی که مطابق با میل و نیاز مشتری باشد برای بدست آوردن بازار بسیار حائز اهمیت است. سازمان باید بتواند کالایی را تولید کند که خواسته های مشتریان را برطرف کند. از طرفی کالا باید به گونه ای باشد که استفاده از آن از پیچیدگی بالایی برخوردار نباشد و مخاطب را سردرگم نکند. کالا باید طوری طراحی شود که مخاطب بتواند به راحتی با آن ارتباط برقرار کرده و به بهترین شکل ممکن از آن استفاده کند.

*تخصیص منابع

باید با توجه به حجم تولیدی که در سازمان انجام میشود. به هر بخش منابع آن تخصیص داده شود. تخصیص منابع یکی از مهمترین عوامل می باشد، تا بتوانیم با توجه به منابع موجود مخصوصا در شرایط بحرانی حداکثر سودآوری و تولید را داشته باشیم

*مرحله بازاریابی محصول

بخش اعظم این کار مربوط به وظایف مدیریت بازاریابی و فروش می باشد. که مدیریت تولید به عنوان همکار با این واحد همکاری می کند.

*انتخاب روش مناسب

انتخاب روش مناسب تولید از تصمیمات استراتژیک مدیریت تولید می باشد که می تواند شامل موارد زیر باشد .

در این روش واحد تولیدی براساس نوع محصول خود سازماندهی می شوند. در این تولید محصولات به صورت پیوسته و خطی تولید و به مشتریان ارائه می شود

که واحدهای تولیدی بر اساس نوع فرآیند ساماندهی می شوند. یعنی تمام واحدهایی که عملیات فناورانه آنها مشابه است در یک جا جمع شده و یک واحد تولیدی را تشکیل می دهند

که از ترکیب تولید پیوسته و تولید فرآیندی تشکیل شده است. در این روش هزینه تغییر ماشین آلات را نداریم ، سرعت کار افزایش یافته ، اما هزینه اولیه نیز افزایش می یابد

که در این روش بر اساس سفارش خط تولید شروع به تولید یک محصول خاص می کند. این روش در سطح بزرگ انجام شده و ما اطلاعاتی از نیاز مشتریان نداریم و کلیه کارهای تولید محصول پس از سفارش صورت می پذیرد .مدیریت تولید برای بهبود خدمات رسانی و اطلاع از وضعیت بازار و مشتریان و پیش بینی آینده محصول و بازار می توانند از سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) بهره برند.

مدیریت تولید

ارتباط مدیریت تولید با سایر بخش ها

واحد تدارکات باید کلیه منابع موجود را در اختیار واحد تولید قرار دهد بنابراین مدیریت تولید باید به طور پیوسته گزارشات تولید خود را در اختیار واحد تدارکات قرار دهد تا منابع لازم برای آن تخصیص داده شود

• واحد اداری و کارگزینی

واحد کارگزینی جهت تامین نیروی انسانی واحدهای سازمان از جمله واحد تولیدی فعالیت دارد. به همین منظور ارتباط مدیریت تولید و واحد کارگزینی جهت تامین نیروی انسانی الزامی می باشد

که به برنامه ریزی مالی سازمان و هزینه های سازمان را مورد بررسی قرار می دهد. مدیریت تولید همواره برای بررسی و درخواست منابع مالی جهت تولید کالا و ارائه خدمات به مشتریان باید با این واحد در ارتباط باشد

ارتباط مستقیم مدیریت تولید با واحد فروش منجر به آن خواهد شد که نیاز مشتریان به سرعت تشخیص داده شود و کالای مورد نیاز آنان در سریعترین شکل ممکن به مرحله تولید برسد. با این کار سازمان سهم بیشتری از بازار را در اختیار خواهد گرفت

نتیجه گیری

مدیریت تولید در یک سازمان نقش قلب سازمان را ایفا می کند. واحد تولید می بایست با ارتباط موثر خود با واحدهای دیگر و برنامه ریزی های دقیق خود جهت تولید محصول، کالای خود را به موقع به بازار تزریق کند و با این کار برای سازمان سود و ارزش بیافریند.

مدیریت تولید می بایست به طور دوره ای گزارشات دقیق را در اختیار مدیریت سازمان قرار دهد .مدیریت سازمان با توجه به اهداف سازمان و برنامه های زمانبندی شده دستورات لازم را اتخاذ نمایند.

برنامه ریزی حسابرسی

حسابرسان قبل از شروع به کار حسابرسی و رسیدگی به حساب های صاحبکار برنامه ریزی لازم را انجام می دهند . اولین استاندارد اجرای عملیات حسابرسی چنین مقرر می دارد « عملیات حسابرسی باید به نحو کافی و مناسب برنامه ریزی شود و در صورت کارکنان برکار آنان به گونه ای مناسب نظارت شود »
مفهوم برنامه ریزی کافی به معنای این است در مورد صاحبکار جدید ، قبل از قبول کار حسابرسی وی ، کسب اطلاعات در مورد عملیات صاحبکار ، تشکیلات سازمانی صاحبکار و همچنین هماهنگی و جدول بندی کارهایی که بایستی بوسیله کارکنان حسابرسی انجام شود صورت می گیرد . گرچه در بسیاری موارد برنامه ریزی عملیات حسابرسی قبل از شروع عملیات حسابرسی انجام می شود ، اما فرآیند برنامه ریزی در طی رسیدگی ادامه می یابد و برنامه از پیش تعیین شده مفهوم برنامه‌ریزی مالی به علت برخورد با مسائلی که در حین رسیدگی کشف می گردد با توجه به شرایط مورد تجدید نظر قرار می گیرد . به طور مثال اگر حسابرسان ضعفی در سیستم کنترل های داخلی صاحبکار مشاهده کنند ، باید طوری روش های حسابرسی را طراحی کنند تا از نتایج بدست آمده مطمئن گردند که منجر به اشتباهات با اهمیت در صورت های مالی نشوند .
فرآیند برنامه ریزی از طریق برنامه ریزی حسابرسی و تهیه کاربرگهای برنامه و زمان بندی عملیات حسابرسی استوار است . کاربرگ های برنامه ریزی و نظارت مستندات لازم از آزمون های موسسه حسابرسی، نظارت هایی که توسط سرپرستان و حسابرسان ارشد از کار حسابرسی به عمل می آورند را فراهم می نماید . برنامه ریزی حسابرسی عبارت است از نظارت بر رسیدگی و تعیین ماهیت و خصوصیات عملیات صاحبکار و کلیه اقدامات سیستماتیک که وصول به هدف را ممکن می سازد ، اگرچه برنامه ریزی حسابرسی به لحاظ شکل و محتوی در شرکت ها و موسسات مختلف حسابرسی متفاوت می باشد ، اما یک برنامه ریزی نمونه شامل موارد ذیل می باشد :
1- تشریح تشکیلات سازمانی ، نوع شرکت و یا موسسه ، موضوع و فعالیت صاحبکار.
2- اهداف حسابرسی به این معنی که حسابرسی به منظور اظهارنظر در مورد صورت های مالی سالیانه جهت تهیه گزارش به مجمع عمومی صاحبان سهام و یا حسابرسی برای ارگان های مختلف مالی و اعتباری از قبیل بانکها ، سازمان بورس اوراق بهادار و نظایر آن .
3- مشخص کردن ماهیت و سایر خدمات مانند تهیه اظهار نامه مالیاتی ، اصلاح حسابها نسبت به صورت های مالی تهیه شده و یا سایر گزارشهای خاص جهت طرح در مجامع عمومی صاحبان سهام و یا هیات مدیره و ارگان های خارج از شرکت صاحبکار .
4- تهیه جدول زمان بندی اجرای عملیات حسابرسی برای کارهایی که قبل از پایان سال مالی و بعد از پایان سال مالی باید انجام گیرد و بالاخره مشخص کردن تاریخ تهیه گزارش نهایی جهت ارائه به صاحبکار .
5- تعیین و برآورد کارکنان مورد نیاز در سطوح مختلف برای انجام عملیات حسابرسی .
6- تعیین تاریخ تکمیل هر بخش عمده کار مانند بررسی و ارزیابی کنترل های داخلی ، خاتمه اجرای عملیات و ارائه گزارش حسابرسی .
7- هرگونه برنامه خاصی که ممکن است برای یک صاحبکار بخصوص به علت نوع خدماتی که باید برای صاحبکار انجام گیرد .
8- تعیین کارها و وظایفی که به عهده صاحبکار واگذار می گردد از قبیل آماده کردن مکان برای استقرار حسابرسان در زمان و دوره حسابرسی ، تعداد کارکنانی مفهوم برنامه‌ریزی مالی که در امر حسابرسی باید به موسسه کمک کنند و بالاخره تسهیلات لازم توسط صاحبکار برای شمارش موجودی های کالا در آخر سال ، ارسال تاییدیه ها به مشتریان و غیره .
لازم است این اطلاعات در پرونده های حسابرسی (پرونده های دائمی و جاری) نگهداری گردد.
منبع : کتاب حسابرسی (1)

حسابداری و حسابرسی

ارائه قوانین و مصوبات مالی_محاسباتی و حسابداری دولتی و سایر اطلاعات مورد نیاز ذیحساب

پاسخگویی در بخش عمومی و اطلاعات حسابداری

دکتر غلامرضا کردستانی

پاسخگویی عمومی لا‌زمه عملی کردن فرایند دموکراسی است و مکمل مدیریت دولتی محسوب می‌شود. این مفهوم پاسخگویی عمومی، تصویری از امانتداری، وظیفه شناسی، عدالت، شفافیت، تلاش برای بهبود و شایستگی اخلا‌قی مدیران دولتی را ارائه می‌کند و ارتقای آن مدیران دولتی را در برابر انتقادات مصون می­سازد و جلوه‌هایی از دموکراسی را به نمایش می‌گذارد. ابعاد پاسخگویی مدیران دولتی شامل پاسخگویی سازمانی، سیاسی، اداری، قانونی و حرفه‌ای است و پاسخگویی سیاسی برپیچیدگی پاسخگویی بخش عمومی در مقایسه با بخش خصوصی می‌افزاید. مدیران دولتی باید در پنج سطح راهبرد، برنامه (اثربخشی)، عملکرد (کارایی و صرفه اقتصادی)، فرایند (برنامه‌ریزی، تخصیص و اداره امور) و التزام و مشروعیت (رعایت مقررات) پاسخگو باشند. تلاش برای افزایش سطح پاسخگویی در جامعه از طریق افزایش اطلا‌عات در دسترس عموم و به تبع آن افزایش سطح پاسخ‌خواهی مردم، انتظارات برای بهبود خدمات بخش عمومی را افزایش داده و فشار ناشی از آن منجر به اصلاح بخش عمومی می‌شود.

پاسخگویی عمومی لا‌زمه عملی کردن فرایند دموکراسی است و مکمل مدیریت دولتی محسوب می­شود. پاسخگویی مفهومی آرمانی است که کسی نمی­تواند با آن مخالف باشد.

از نظر تاریخی مفهوم پاسخگویی به مفهوم حسابداری بسیار نزدیک است. سابقه تاریخی این مفهوم به سده یازدهم میلادی برمی­گردد؛ زمانی که مالکان در قلمرو حکومت ویلیام اول ملزم به ارائه صورتحسابی از داراییهایشان شدند. مفهوم پاسخگویی از منظر جامعه شناختی با مفاهیم حسابرسی و حسابدهی مرتبط است.

پاسخگویی عمومی یک مفهوم محرک سیاسی است که می‌تواند تصویری از امانتداری، وظیفه‌شناسی، عدالت و تلا‌ش برای مصون ماندن در برابر انتقاد باشد. در این نوشتار صفت «عمومی» در پاسخگویی عمومی به دو جنبه مربوط می شود:

نخست: به شفاف­سازی که برای عموم مردم صورت می‌گیرد، و

دوم: به مدیران بخش دولتی که بودجه دولت را خرج می‌کنند.

البته پاسخگویی به آرامی از مرز اشتقاقی خود که همان حسابداری است فراتر رفته و دیگر مانند آن یادآور تصویری از مسائل مالی نیست. پاسخگویی با خود عدالت، انصاف، بهبود شرایط، شفافیت، شایستگی اخلا‌قی و جلوه‌هایی از دموکراسی را به همراه دارد. از این منظر، پاسخگویی عمومی حکومت خوب را تداعی می‌کند؛ اگرچه ممکن است تصاویر مبهمی از حکومت خوب را القا کند.

در تعریف پاسخگویی می­توان گفت:

" پاسخگویی مجموعه­ای از روابط اجتماعی است که براساس آن شخص برای توضیح و توجیه رفتار خود (روابط خود) با دیگران احساس تعهد می‌کند. به عبارت دیگر فرد اجبار دارد به توضیح و توجیه روابط خود با سایر افراد بپردازد "

در این تعریف از پاسخگویی، دو طرف پاسخگو و پاسخ‌خواه وجود دارد و روابط بین آنها متشکل از اجزای زیر است:

· پاسخگو باید احساس تعهد (اجبار) داشته باشد که پاسخ‌خواه را از روابط خود با دیگران از طریق ارائه اطلا‌عات مختلف آگاه کند.

· چنانچه قصوری صورت گیرد یا حادثهای روی دهد، پاسخ‌خواه می‌تواند در مورد کفایت اطلا‌عات ارائه شده و مشروعیت روابط فرد مسئول با دیگران به تفحص بپردازد.

· پاسخ­خواه معمولا‌ً به ارزیابی و قضاوت در مورد عملکرد (روابط) پاسخگو می‌پردازد. این ارزیابی ممکن است تائید صورتحساب عملکرد سالانه یا نقد رفتار یک مدیر باشد.

بدین‌ترتیب پاسخگویی و مسئولیت­پذیری پیوند معنایی نزدیکی با هم پیدا می‌کنند.

به‌هرحال پاسخگویی مدیران دولتی و اغلب، تنبیه مرتبط با آن تلویحی و غیررسمی است و ابعاد گستردهای را در برمی­گیرد. به عنوان مثال یک مدیر دولتی ممکن است جلوی دوربینهای تلویزیونی قرار گیرد و چنانچه قصوری کرده باشد به جایگاه شخصی یا حرفه‌ای خود آسیب بزند. البته توضیح و تفسیر روابط مدیران دولتی با دیگران از رسیدگی بودجه­ای در پاسخگویی مالی تا عدالت اجرایی در پاسخگویی قانونی و آداب زندگی خصوصی در پاسخگویی سیاسی را شامل می‌شود و بسیار ‌گسترده­تر از پاسخگویی مدیران بخش خصوصی است.

چه کسی پاسخ‌خواه است؟

از دیدگاه جامعه­شناسی مدیران دولتی باید در زمینه­های مختلفی پاسخگو باشند. یعنی آنها در برابر دیدگان دیگران قرار دارند. چشمهای زیادی عملکرد مدیران دولتی را می­بیند. مشکل اینجاست که مدیران دولتی به چه کسی باید پاسخ‌دهند و پاسخ‌خواهان با چه معیاری در مورد عملکرد آنها قضاوت می‌کنند.

در یک سیستم دموکراتیک، مدیران دولتی دست کم با پنج گونه پاسخ‌خواهی روبه­رو هستند که در برابر هر کدام باید براساس هنجارها و انتظارات متفاوتی پاسخگو باشند. ابعاد پنجگانه پاسخگویی مدیران دولتی را می‌توان به شرح زیر بیان کرد:

پاسخگویی سازمانی: مهمترین وجه پاسخگویی مدیران دولتی، پاسخگویی سازمانی است.

مدیران ارشد سازمانها گاهی اوقات به صورت رسمی مانند بررسی گزارش عملکرد سالانه و در بیشتر موارد در جلسات غیررسمی روزانه از طرف مسئولان بالا‌تر خود مورد سئوال قرار می‌گیرند و باید در مورد تکالیف خود پاسخگو باشند. این نوع از پاسخگویی برای سلسله مراتب سازمانی تعریف­پذیر است. البته این پاسخگویی عمومی نیست زیرا صورتحسابها و بخش زیادی از اطلا‌عات در اختیار عموم قرار نمی‌گیرد.

پاسخگویی سیاسی: پاسخگویی سیاسی مدیران دولتی در نظامهای پارلمانی از حقایق مهم زندگی آنهاست. به عنوان مثال وزرا در مجلس حاضر می‌شوند و به سئوالات نمایندگان پاسخ‌ می­دهند. شخصیت متغیر و ناشناخته نمایندگان مجلس این نوع پاسخگویی را مفهوم برنامه‌ریزی مالی برای مدیران دولتی بسیار سخت می­کند. همچنین مجلس می­تواند عملکرد وزارتخانه­ها و سازمانهای دولتی را مورد تحقیق و تفحص قرار دهد.

پاسخگویی قانونی: مدیران دولتی را می­توان برای پاسخگویی در برابر اعمالشان به دادگاه فراخواند. پاسخگویی قانونی آشکارترین نوع پاسخگویی است. زیرا رسیدگی قانونی براساس استانداردها و موازین قانونی صورت می‌گیرد.

پاسخگویی اداری: حسابرسان، بازرسان و ذیحسابان بعد از دادگاهها پاسخ‌خواهی شبه قانونی دارند و به­طور مستقل به نظارت بر مسائل مالی و عملیاتی (کارایی و اثربخشی) می­پردازند. بنابراین مدیران دولتی باید در برابر این پاسخ‌خواهی که براساس معیارهای خاصی صورت می­گیرد پاسخگو باشند.

پاسخگویی حرفه­ای: برخی از مدیران دولتی افراد حرفه‌ای و متخصص هستند و باید استانداردهای حرفه­ای را رعایت کنند. آنها ممکن است از طرف انجمن­های حرفه­ای در مورد رعایت استانداردهای حرفه‌ای مورد سئوال قرار گیرند و باید استانداردهای حرفه را رعایت کرده و پاسخگو باشند.

پاسخگویی مدیران دولتی ممکن است شامل سطوح زیر باشد:

پاسخگویی راهبرد: مدیران دولتی باید در برابر سیاستهایی که برگزیده‌اند پاسخگو باشند.

پاسخگویی برنامه: مدیران دولتی باید درباره اجرای برنامه‌ها و میزان دستیابی به هدفهای برنامه­ها (اثربخشی) پاسخگو باشند.

پاسخگویی عملکرد: مدیران دولتی باید درباره چگونگی اجرای برنامه‌ها (کارایی و صرفه اقتصادی) پاسخگو باشند.

پاسخگویی فرایند: مدیران دولتی باید درباره فرایندهای کاری، روشهای اجرایی و معیارهای اندازه‌گیری برای اجرای وظایف تعیین شده (برنامه­ریزی، تخصیص و اداره امور) پاسخگو باشند.

پاسخگویی التزام و مشروعیت: مدیران دولتی باید درباره مصرف وجوه طبق بودجه مصوب و یا ارقام مصوب (رعایت مقررات) پاسخگو باشند. نمودار 1 ابعاد و سطوح پاسخگویی عمومی را نمایش می­دهد.

مسئولیت برای مدیران دولتی امری خطیر است. وقتی فردی مسئول شناخته شود یعنی باید تحمل تنبیه و سرزنش را داشته باشد. مدیران دولتی باید بدانند برای کارهای خوبی که انجام می­دهند پاداشی دریافت نمی‌کنند ولی چنانچه قصوری مرتکب شوند مورد سرزنش قرار می­گیرند. این واقعیت یعنی بازی سرزنش ممکن است هر مسئولی را در معرض توبیخ و سرزنش قرار دهد. البته این برداشت از مسئولیت دو مشکل را در پی خواهد داشت:

اول اینکه چه کسی صلا‌حیت پاسخ‌خواهی دارد؟

دوم اینکه چه کسی را باید توبیخ کرد و براساس چه معیاری مورد پاسخ‌خواهی قرار داد؟

باید توجه داشت که فعالیتهای اجرا شده در سازمان نتیجه تصمیمهای فرد خاصی به حساب نمی­آید، بلکه افراد و گروهها در کمیته­های تصمیمگیری نقش دارند و تعیین کردن سهم هریک از آنان در تصمیمهای گرفته شده مشکل است. به عبارت دیگر افراد زیادی در تصمیمگیری و انجام یک فعالیت دخیل هستند و به سادگی و به سرعت نمی­توان فردی را که باید مورد پاسخ‌خواهی قرار گیرد شناسایی کرد.افراد تصمیمگیرنده پیش از اینکه بسیاری از تصمیمهای آنها به اجرا درآید و درستی یا نادرستی آن مشخص شود، سازمان را ترک می­کنند، بنابراین فرایند پاسخ‌خواهی پیچیده می­نماید.

پاسخگویی و اعتماد عمومی

پاسخگویی مدیران دولتی و اعتماد عمومی به رفتار آنها، در دو سر یک طیف قرار می­گیرند. وقتی پاسخگویی و شفاف­سازی در فعالیتهای دولتی افزایش می­یابد، به تبع آن اعتماد عمومی به رفتار مدیران دولتی افزایش می­یابد و توازنی بین این دو مفهوم برقرار می­شود. تصور کنید پاسخگویی و شفاف‌سازی در عملیات بخش دولتی وجود نداشته باشد، در این صورت اعتماد عمومی کاهش پیدا می­کند و به دنبال آن بقای دولت با تردید روبه­رو می­شود. بنابراین دولتها برای بقای خود به اعتماد عمومی نیاز دارند و اعتماد عمومی با افزایش پاسخگویی و شفاف­سازی تقویت می­شود. اشکال زیر ارتباط پاسخگویی و اعتماد عمومی را نمایش میدهد.

در شکل 1 مردم به دولت بی­اعتمادند و دولت هم برای ایجاد اعتماد اقدام به افزایش پاسخگویی و شفاف­سازی نمی­کند. بنابراین ریسک چنین دولتی زیاد است و تداوم فعالیت آن با ابهام روبه­روست.

در شکل 2 که مردم کاملا‌ً به دولت اعتماد دارند رسیدگی موضوعیت ندارد. بنابراین با یک جامعه بدون رسیدگی و پاسخگویی روبه­رو هستیم که البته تصور چنین جامعه‌ای مشکل است و نارسایی ذاتی مرتبط با تصمیمهای اشتباه مدیران دولتی به اتلا‌ف منابع می‌انجامد، حتی اگر عملا‌ً سوءاستفاده­ای صورت نگیرد.

در شکل 3 با یک جامعه حسابرسی روبه­رو هستیم که همه امور مورد رسیدگی قرار می‌گیرد و البته شعارش این است که رسیدگی دلیلی بر بی­اعتمادی نیست. تحمل چنین جامعه­ای ناممکن است. در این جامعه انجام کار به صورت گروهی امکانپذیر نیست و دولت و مردم نمی­توانند با هم کار کنند.

در شکل 4 پاسخگویی و اعتماد عمومی در دو سر طیف حرکت می­کنند و به هم نزدیک می‌شوند. یعنی تا اندازه‌ای پاسخگویی و تا اندازهای هم اعتماد وجود دارد.

دقت در این شکلها نشان می‌دهد که به کارگیری شکل 4 می‌تواند در جامعه عملی باشد. البته باید سطح مناسبی از پاسخگویی تعیین شود؛ یعنی ترکیب بهینه­ای از رسیدگی و اعتماد شناسایی گردد. در این رابطه باید مشخص شود چه نوع فعالیتهایی باید رسیدگی شود؟ چگونه رسیدگی شود؟ چه مقدار رسیدگی کافی است؟ چه کسی می‌تواند رسیدگی کند؟ چگونه بر رسیدگیها نظارت شود؟ در چه شرایطی بهتر است اعتماد شود؟

پاسخ به این سئوالها به پیدا کردن نقطه توازن بین پاسخگویی و اعتماد عمومی کمک می‌کند و سطح مناسبی از پاسخگویی تعیین می‌شود. تاکید بیش از حد بر پاسخگویی و شفافیت ممکن است به تصمیمهای نادرست و توزیع غیربهینه منابع بینجامد. از این‌رو پیدا کردن توازن منطقی بین پاسخگویی و اعتماد ضروری می‌نماید.

به هرحال مدیران بخش دولتی نمی‌توانند از ابعاد مختلف پاسخگویی غفلت کنند و مخصوصاً باید نسبت به پاسخگویی سیاسی هشیار باشند و از این بابت پاسخگویی در بخش عمومی پیچیده‌تر از پاسخگویی بخش خصوصی است.

تاثیر پاسخ­خواهی در اصلاح بخش عمومی

پاسخگویی در یک سرطیفی قرار می­گیرد که سر دیگر آن پاسخ­خواهی قرار گرفته است. بخش عمومی کالاهای عمومی را تامین می­کند. در کشورهای درحال توسعه بخش عمده‌ای از فعالیتهای اقتصادی را که در کشورهای پیشرفته توسط بخش خصوصی انجام می­شود، بخش عمومی انجام می­دهد.

در بیشتر موارد کالاهای عمومی تولید شده توسط دولت و فعالیتهای اقتصادی دولت با کارایی کمی همراه است. به عبارت دیگر مصرف منابع محدود در بخش عمومی با کارایی و اثربخشی همراه نیست و خدمات عمومی بهبود جدی نمی­یابد. دقت در ناکارامدی مدیریت دولتی بیانگر فرایندی است که در آن:

· دولت نقش ضعیفی در ارائه خدمات عمومی ایفا می‌کند،

· مردم به عملکرد ضعیف دولت در سالهای متمادی عادت کرده­اند و انگیزه کمی برای تقاضای بهسازی خدمات دولتی دارند،

· دولت فشار اندکی از سوی مردم احساس می‌کند و احساس پاسخگویی کمی نسبت به مردم دیده می­شود،

· خدمات عمومی همچنان ضعیف ارائه می­شود.

بنابراین تا پاسخ‌خواهی تقویت نشود، پاسخگویی افزایش نمی­یابد و این دور باطل تداوم خواهد یافت. از این‌رو چنانچه پاسخ‌خواهی در جامعه ارتقا یابد، بخش اجرایی دولت خود را موظف به پاسخگویی می‌بیند و برای بهبود پاسخگویی باید خدمات عمومی بهتری ارائه کند. چنانچه این فرایند تقویت شود یعنی به دنبال پاسخ‌خواهی و فشار عمومی، پاسخگویی عوامل اجرایی دولت بهبود یابد، هر روز بر بهبود خدمات عمومی افزوده می‌شود و در مورد کالا‌هایی که تولید آن توسط بخش عمومی ضرورتی ندارد، دولت راغب خواهد شد تصدی‌گری خود را کاهش دهد و با هدف افزایش کارایی و بهبود ارائه خدمات، تولید این‌گونه کالا‌ها و خدمات را به بخش خصوصی واگذار کند. بدین‌ترتیب اصلا‌ح بخش عمومی شکل می‌گیرد. بنابراین پاسخگویی و پاسخ‌خواهی ارتباط تنگاتنگی با هم دارند و تقویت پاسخ‌خواهی وابسته به میزان اطلاعاتی است که در دسترس عموم قرار می‌گیرد.

اطلاعات حسابداری و پاسخگویی

بخشی از اطلاعات مورد نیاز عموم (اطلا‌عات مالی و غیرمالی) محصول سیستم اطلا‌عاتی حسابداری است؛ بنابراین با وجود یک سیستم حسابداری دولتی مطلوب که برپایه آن بتوان اطلا‌عات بهنگام، اتکاپذیر و کامل در مورد فعالیتهای بخش دولتی را برای عموم منتشر کرد، امکان نظارت مردم بر ارائه خدمات دولتی افزایش می‌یابد و در نتیجه، این جریان اطلاعات، محرک پویایی برای ایجاد مسئولیت بیشتر، بهبود عملکرد بخش دولتی و در نهایت اصلا‌ح بخش عمومی خواهد بود.

مفهوم برنامه‌ریزی مالی

برنامه ریزی مالی درصورتی که در چهار چوب قوانین مالیاتی کشور انجام شود، روشی مناسب برای صرفه جویی در پرداخت هزینه های مالیاتی سازمان و کاهش بار مالیات واحد کسب و کار است . نقشه راه مالیاتی انواع مختلفی دارد که شامل برنامه ریزی مالی کوتاه و بلند مدت ، برنامه ریزی مالی هدفمند ، برنامه ریزی مالی مجاز می باشد.

در برنامه ریزی مجاز و هدفمند ، مالیات دهنده تلاش می کند براساس قوانین مالیاتی موجود تا جایی که می تواند از پرداخت مالیات خود بکاهد . اما در برنامه ریزی مالی کوتاه و بلند مدت برنامه ریزی برای اهداف خاص کوتاه مدت انجام می شود و در مواردی که مالیات قرار نیست بلافاصله پرداخت شود ، برنامه ریزی مالی بلند مدت انجام می شود .

مزیت برنامه ریزی مالیاتی در واحدهای کسب و کار

همان گونه که قبلا بیان کردیم داشتن برنامه ریزی دقیق مالی مزیت های ارزشمندی برای واحد های کسب و کار و سازمان های بزرگ و کوچک به همراه دارد . در ادامه مقاله به طور مختصر چند نمونه از فواید مهم استفاده از نقشه راه مالیاتی را برای شما بیان میکنیم :

مهم ترین اهداف برنامه ریزی دقیق مالی صرفه جویی در پرداخت مالیات می باشد که برای واحد کسب و کار و سازمان کاهش بار مالیاتی را به همراه خواهد داشت . آگاهی از مالیات و پرداخت به موقع آن به افراد کمک می کند تا در پرداخت مالیات صرفه جویی شود و همچنین از بودجه باقی مانده مالیات در سرمایه گذاری مجدد استفاده کنند . نکته قابل توجه در سرمایه گذاری از طریق هزینه های صرفه جویی شده در مالیات این است که قبل از انجام آن با مشاور مالی شرکت های متخصص در این زمینه مشاوره های لازم را داشته باشید . افزایش سود دهی از دیگر مزیت های استفاده از نقشه راه مالیاتی محسوب می شود . در واحدهای کسب و کاری که برنامه ریزی مالی دقیق برای پرداخت مالیات خود دارند ، تمام هزینه های مالیاتی سازمان به طور کامل در موعد مقرر پرداخت می شود و با استفاده از روش های مناسب سود بیشتری نصیب سازمان ها می شود . پس با استفاده از خدمات مالیاتی سود بیشتر به شرکت و واحد کسب و کار تعلق می گیرد.

کلام آخر

هر واحد کسب و کار برای برنامه ریزی دقیق مالی بهتر است از مشاوران مالیاتی حرفه ای کمک بگیرد تا از طریق این افراد بتواند بهترین و کارآمدترین برنامه ریزی را داشته باشد . کارشناسان و مشاوران حرفه ای مالیاتی موسسه ثبت پایتخت با تجربه فراوان و اطلاع از قوانین و مقررات مالیاتی کشور می تواند بهترین برنامه ریزی مالیاتی را که متناسب با واحد کسب و کار شماست تنظیم نمایند . برای کسب اطلاعات بیش تر در این زمینه می توانید با ما تماس حاصل فرمایید.

برنامه ریزی و اقدامات اولیه حسابرس

کسب اطلاعات اولیه و تعیین اهداف و اولویت های حسابرسی :

نخستین و مهم ترین نکته ای که باید حسابرسان بر آن آگاه شوند ، منظور دستگاه ارجاع کننده کار حسابرسی ( صاحب کار ) و انتظار وی از حسابرس می باشد.

معمولاً حسابرسی با مقاصدی از قبیل زیر انجام می شود (در توضیح برنامه ریزی و اقدامات اولیه حسابرس):

الف- کشف تخلف و سوء استفاده ؛

ب- کسب اطلاعات لازم جهت فروش یا انتقال تمام یا قسمتی از مالکیت موسسه مورد رسیدگی ؛

پ- تحصیل اعتبار مالی مورد نیاز و انجام سایرمشارکت های مالی با سیستم بانکی ؛

ت- عرضه نتیجه فعالیت های موسسه مورد رسیدگی به صاحبان آن ؛

ث- تسلیم گزارش حسابرسی به ضمیمه صورت حساب های مالی موسسه مورد رسیدگی به مسئولین مالیاتی ؛

ج- انجام اصلاح در سیستم حسابداری موسسه مورد رسیدگی ؛

پس از اطلاع از اهداف کار ، گام مهم بعدی این است که قبل از قبول و یا عدم قبول اطلاعات ذیل را نیز از واحد اقتصادی کسب نماید.

اطلاعات در مورد نحوه اداره و سازماندهی واحد اقتصادی :

نظیر اساسنامه ، نام سهامداران عمده ، اعضای هیات مدیره و مدیر عامل ، نمودار سازمانی و …

اطلاعات مربوط به فعالیت های واحد اقتصادی :

نظیر انواع محصولات ، بازارهای خرید مواد اولیه ، محدودیت های موجود در رابطه با تهیه مواد اولیه مورد نیاز ، مراحل مختلف تولید ، محصولات ، بازارهای فروش و …

اطلاعات مربوط به روش ها و کنترل های مالی مستقر در واحد اقتصادی :

نظیر استفاده از سیستم حسابرسی قیمت تمام شده ، اصول حسابرسی مورد عمل ، نمودار گردش عملیات ، شرح وظایف کارکنان.

اطلاعات مربوط به گستردگی شرکت (در توضیح برنامه ریزی و اقدامات اولیه حسابرس) :

نظیر تعداد کارکنان ، ظرفیت تولید و فروش.

سوابق مالی :

نظیر گزارشات حسابرسی سال های قبل ، اظهار نامه های مالیاتی سنوات قبل و سایر سوابق مالیاتی.

باید توجه داشت که این اطلاعات تنها در نخستین سال ارجاع حسابرسی به حسابرس باید اخذ شود و در سال های بعد حسابرس می تواند تنها به ضبط تغییرات ایجاد شده در رابطه با اطلاعات فوق در پرونده های خود اقدام نماید.

نمونه ستور جلسه ملاقات با واحد اقتصادی درخواست کننده حسابرسی :

اطلاعات کلی (در توضیح برنامه ریزی و اقدامات اولیه حسابرس) :

3-آدرس شعب و کارکنان ؛

5-شماره تلکس و فاکس ، سایت اینترنتی و ایمیل ؛

6- حسابرسان گذشته ؛

7-خدمات مورد نیاز مشتری ؛

8-نام مشاور حقوقی ؛

12-تاریخ ثبت شرکت ؛

13-تاریخ شروع فعالیت ؛

14-سهام داران عمده شرکت ؛

15-اعضای هیات مدیره و مدیر عامل ؛

16-کپی اساسنامه شرکت اخذ شود ؛

17-کپی نمودار سازمانی شرکت اخذ شود ؛

اطلاعات مالی و سیستم (در توضیح برنامه ریزی و اقدامات اولیه حسابرس) :

1-دفاتر به جز دفاتر قانونی را نام ببرید ؛

2-موقعیت مالی آتی شرکت ؛

3-اصل حسابرسی مورد عمل ( نقدی یا تعهدی ) ؛

4-آیا شرکت سیستم حسابداری صنعتی دارد ؛

5-آیا شرکت حسابرسی داخلی دارد ؛

6-نقاط ضعف کنترل های داخلی که خود شرکت می داند ؛

7-آیا شرکت دفتر ثبت دارایی ها یا کارت اموال دارد ؛

8- الف- آیا دارایی های مورد اشاره عینی قرار می گیرند؟ در چه فواصلی ؛ ب- آیا صورت زیر دارایی های ثابت بر اساس دفاتر شرکت تهیه می گردد؟ ؛

9-روش ارزیابی موجودی کالا چیست ؟

10-آیا موجودی ها مورد شماره سالانه یا مقاطع کوتاه تر قرار می گیرد؟ ؛

11-آیا بدهکاران مورد تجزیه و تحلیل سنی قرار می گیرند ؛

(در توضیح برنامه ریزی و اقدامات اولیه حسابرس)

12-آیا صورت مغایرت بانکی تهیه می شود ؛

13-نرخ های استهلاک مورد عمل بر چه اساسی است ؛

14-حجم سالانه : الف- سندهای حسابداری ؛ ب- فاکتورهای فروش ؛ ج- سفارشات خارجی ؛ د- خریدهای کالا ؛

15-تعداد حساب های بانکی ؛

16-تعداد سرفصل های ذیل در تاریخ ترازنامه :

الف- موجودی کالا ؛ ب- وام های دریافتی ؛ ج- وام های پرداختی ؛ د- اسناد دریافتنی ؛ ه- اسناد پرداختنی ؛ پ- حساب های دریافتنی ؛ ت- حساب های پرداختنی ؛

17-تعداد کارکنان ؛ شامل قسمت کارخانه ، قسمت حسابداری و سایر قسمت ها ؛

18-یک کپی از آخرین تراز آزمایشی گرفته شود ؛

19-آیا شرکت معافیت مالی خاصی دارد ؟

20-آیا شرکت بدهی احتمالی دارد ؟

21-آیا شرکت تعهد سرمایه ای خاصی دارد ؟

بودجه بندی ( پیش بینی نیروی انسانی و زمان مورد نیاز ) (در توضیح برنامه ریزی و اقدامات اولیه حسابرس) :

از آنجایی که با توجه به اصل استقلال ، حسابرس در استخدام واحد اقتصادی نبوده و بایست استقلال مالی خود را در تمام مراحل انجام کار حفظ نماید.

بنابر این لازم است که وی حق الزحمه خدمات مالی انجام شده را از واحد اقتصادی دریافت و خود نسبت به پرداخت حقوق کارمندان حسابرسی و انجام سایر هزینه های ضروری اقدام نماید و به هیچ وجه مصلحت مفهوم برنامه‌ریزی مالی نیست که حقوق کارمندان حسابرسی خود را مستقیماً به عهده واحد اقتصادی مورد رسیدگی محول نماید.

اهم مواردی که در قرار داد حسابرسی مشخص می گردد ، به قرار زیر است :

1-نام طرفین قرارداد ؛

2-موضوع قرارداد و منظور از حسابرسی ؛

3-حدود و دامنه عملیات ؛

4-وظایف و مسئولیت های طرفین قرارداد ؛

5-حق الزحمه حسابرسی و نحوه پرداخت آن ؛

تعیین مراحل و نحوه انجام رسیدگی ها (در توضیح برنامه ریزی و اقدامات اولیه حسابرس) :

پس از طی مراحل فوق هر چند حسابرس جهت تنظیم قرارداد پیش بینی هایی در زمینه خطوط کلی انجام آن به عمل آورده ، لیکن می بایست در این مرحله به شکل دقیق تری به تعیین مراحل انتخاب روش های لازم جهت انجام حسابرسی و امور مشخصی که لازم است انجام دهد تا به هدفی که لازم است ، دست یابد.

تقسیم کار بین کارکنان حسابرسی و تعیین وظایف و مسئولیت های آنان :

به طور معمول مسئولیت انجام کار حسابرسی یک واحد اقتصادی به عهده یک شخص آگاه و با تجربه به نام مسئول کار ، گذارده می شود تا به کمک عده ای همکار ( حسابرسان و کمک حسابرسان ) با اطلاعات و با تجربیات کمتر تشکیل یک گروه حسابرسی داده و به مدت متناسب با حجم کار در محل شرکت به انجام رسیدگی های خود و تکمیل پرونده و تنظیم گزارشات اشتغال ورزد.

موارد رسیدگی های مسئول کار با توجه به اطلاعات موجود در شرکت :

سرمایه (در توضیح برنامه ریزی و اقدامات اولیه حسابرس) :

صورت خلاصه ای از سهام صادر شده یا تعهد شده به تفکیک انواع آن همراه با اقلام مقایسه ای مربوط به سال قبل تهیه و یا از مشتری اخذ نمایید.

در حسابرسی نخست میزان سرمایه را با اساسنامه و روزنامه رسمی مطابقت دهید.

چنانجه در میزان سرمایه ( اعم ازپرداخت شده یا تعهد شده ) در طی سال مورد رسیدگی تغییر حاصل شده باشد :

الف ) صورت جلسه مجمع عمومی فوق العاده و روزنامه رسمی دال بر تغییر فوق بررسی شود ؛

ب ) واریز وجه به حساب بانکی شرکت و یا تعهد پرداخت مربوطه اثبات گردد ؛

ج ) مدارک و اطلاعات پرونده در این مورد تکمیل گردد ؛

سهام صادر شده را به صورت زیر مفهوم برنامه‌ریزی مالی اثبات نمایید :

الف ) درپایان سال لیست سهام را بررسی نمایید و درصدی از تعداد سهام اشخاص را با دفتر ثبت سهام مطابقت نمایید.

دقت کنید که نمونه های انتخاب شده برای عمل مطابقت و تعدادی از دفاتر سهام و تعدادی از لیست سهام داران باشد ؛

ب ) جمع لیست سهام را کنترل نمایید و جمع را با مبلغ سرمایه ثبت شده مقایسه کنید ؛

در مورد انتقالات سهام ، امضای خریدار یا فروشنده سهام را در دفتر ثبت سهام کنترل کنید ؛

چنانچه شرکت دارای سهام بی نام باشد این مطلب را با قید تعداد سهام مذکور در نکات قابل توجه برای تصمیم گیری یادداشت کند ؛

مجوز پرداخت سود سهام را بر طبق صورت جلسه مجمع عمومی عادی کنترل نماید ؛

7 ) (در توضیح برنامه ریزی و اقدامات اولیه حسابرس)

اطمینان حاصل نمایید که میزان سرمایه ای که بر اساس آن سود سهام پرداخت شده است با مانده حساب سرمایه مطابقت دارد ؛

جمع لیست سود سهام ، محاسبات مربوطه و محاسبه مالیات را به صورت آمار کنترل نموده ، میزان سهام هر شخص و رسید دریافت کننده را در موارد مزبور مشاهده نمایید ؛

اطمینان حاصل کنید که مالیات سود سهام به وزارت امور اقتصادی و دارایی پرداخت شده باشد.

اندوخته ها :

1-خلاصه ای از اندوخته های شرکت به تفکیک ، همراه با ارقامی مقایسه ای سال قبل تهیه نمایید ؛

2-چنانچه هرگونه افزایش یا کاهشی در طی سال در اندوخته ها حاصل شده است ، تغییرات مزبور را با صورت جلسات مجامع و هر گونه مجوز دیگری بر حسب مورد مطابقت دهید.

پیش بینی نظارت بر حسن انجام کار (در توضیح برنامه ریزی و اقدامات اولیه حسابرس) :

از وظایف مهم مسئول کار ، سرپرستی اعضای حسابرسی می باشد.

مسئول کار بایستی طی دوران حسابرسی بر چگونگی انجام عملیات توسط همکاران خود و نحوه انتخاب اقلام و نیز چگونگی انجام رسیدگی های حسابرسی و نحوه پیشرفت کار و سایر مسائل معمول ، نظارت کامل داشته باشد.

همچنین مسئول کار بایستی کار برگ های همکاران را مورد بررسی قرار داده و در صورت وجود موارد ناقص و معوق ، آنها را جهت تکمیل به آنها عودت بدهد.

همچنین مسئول کار بایستی نسبت به حسن تکمیل کلیه برنامه ها و مدارک حسابرسی اطمینان حاصل نماید.

علاوه بر نظارت و سرپرستی مداوم مسئول کار ، مدیر فنی و مدیر مسئول امضا کننده گزارشات می بایست برای اطمینان از حسن انجام کار نظارت کامل را از کلیه طرق ممکن شامل کنترل نحوه اجرای عملیات بررسی پرونده های حسابرسی و نتایج حاصله اعمال نماید.